Projekte neu denken: Mit (Remote) Design Thinking innovative Lösungsstrategien entwickeln

Autorin: Annika Leopold

Moderne, schnelle Kommunikationsmöglichkeiten erweitern zwar schon
lange die Gestaltung der Zusammenarbeit, die Ausgestaltung und Besetzung des Teams nehmen sie den Projektmanagern allerdings nicht ab. Angefangen bei der Bildung eines
vertrauensvollen und inspirierenden Gruppenklimas bis hin zu einer offenen, produktiven Arbeitshaltung, die innovative Lösungsstrategien ermöglicht. Denn genau diese sind heute
zwingend nötig – aufgrund von Globalisierung, wandelnden Märkten und unvorhersehbaren Entwicklungen mit nicht planbarem Ausgang – wie aktuell die Corona-Pandemie.

Unternehmen, die genau diesem Spannungsfeld gewachsen sind, überzeugen durch ein Umfeld, in dem Menschen produktiv sind, sich autonom entfalten können und gleichzeitig in ein Netzwerk mit anderen Menschen eingebunden sind. Vor allem verankern sie in ihrer Unternehmenskultur intrinsisch motivierte Teamziele anstelle von Einzel-verantwortlichkeiten und Status Quo.

Hier kommt Design Thinking ins Spiel – als eine systematische Herangehensweise an komplexe Problemstellungen aus allen Bereichen. Design Thinker gehen nicht von der technischen Lösbarkeit an die Aufgabe heran, sondern stellen Nutzerbedürfnisse sowie nutzerorientiertes “Erfinden” ins Zentrum des Prozesses. Diese Haltung kann in vielerlei Hinsicht sehr hilfreich sein. Die Gründe, warum Projekte scheitern, liegen häufig schon in der Auftragsklärung und der Zieldefinition: Worum geht es eigentlich? Wo liegt das wirkliche Problem des Kunden? Welche Jobs hat er zu erledigen und wie können wir ihm dabei helfen?

Aktueller denn je: Digitale Denkhaltung und Remote Design Thinking

Neben kundenzentrierten Werkzeugen und Methoden brauchen wir eines mehr denn je: Eine neue digitale Denkhaltung. Verteilte Projektteams sind gefragt, ihre Herausforderungen beinahe zu 100% digital zu lösen. Die richtigen Tools, eine klare Konzeption und eine digitale Moderation haben entscheidenden Einfluss auf den Erfolg.

Arbeitsräume für Kreativität

Design Thinking erfordert visuelles Denken, um Ideen auszutauschen und zu verdeutlichen. Häufig reichen Haftnotizen nicht aus, es werden Whiteboards und Flipcharts verwendet, um Ideen detaillierter zu entwickeln. Analog gedacht bedeutet dies: Flexible und mobile Arbeitstische und -bereiche, die zum Stehen/Sitzen einladen und dem Team Bewegungsfreiheit ermöglichen. Virtuelle Projektteams brauchen große virtuelle Räume, um gemeinsam visuell denken zu können. Zwei dieser digitalen Tools, die einem realen Raum sehr nahekommen, sind Mural und Miro.

Sie fungieren als riesige, zoombare Wände, auf der die Benutzer virtuelle Haftnotizen verwenden und Bilder, Videos, Pfeile, Beschriftungen, Links und Text hinzufügen können. Alle Elemente lassen sich per Drag & Drop verschieben und gruppieren, genau wie auf einer realen Wand. Innerhalb von Projekträumen können mehrere dieser Wände geschaffen und einzelne Elemente einfach und gezielt verlinkt werden, was für ein iteratives Vorgehen sehr hilfreich ist. Es ermöglicht mehreren Benutzern gleichzeitig zusammenzuarbeiten. Die beiden Tools enthalten viele Vorlagen für typische DesignThinking-Szenarien.

Das vereinfacht die Vorbereitung deutlich. In Verbindung mit einem Videokonferenz-Tool, das individuelle Gruppenarbeiten unterstützt und einen Austausch im Team fördert, entsteht ein kreatives Arbeitsumfeld, das der realen Zusammenarbeit sehr nahe kommt. So können Projektsitzungen auch remote zum Katalysator für die laufende Co-Kreation in Projekten werden. Tipp aus der Praxis: In Remote-Sitzungen haben Sie noch weniger Einfluss auf Ablenkungen und Störungen. Halten Sie sich an die Faustregel und reduzieren Sie die Arbeitssitzungen um zwei Drittel. Kürzere, zeitlich festgelegte Sitzungen strukturieren den Ablauf und motivieren die Teilnehmer, beim Thema zu bleiben.

Diverses Team- und Netzwerkdenken

Die zwei wichtigsten Punkte beim Design Thinking: das zu lösende Problem und die Menschen, die zusammenkommen, um es zu lösen. Je multidisziplinärer und diverser das
Projektteam aufgestellt ist, desto eher gelingt es, unterschiedliche Perspektiven einzunehmen und neue Ideen für Lösungsvorschläge zu entwickeln. Wenn die Zusammenarbeit überwiegend remote stattfindet, ist es wichtig, dass Menschen noch viel besser verstehen, warum sie da sind und welches Problem sie lösen sollen.

Eine heterogene Zusammensetzung des Projektteams kann dazu führen, dass Unterschiede in der Arbeitsweise, abweichende Kommunikationsmuster und verschiedene kulturelle Normen sich kontraproduktiv auf das Teamklima auswirken. Viele verschiedene Sichtweisen prallen aufeinander, was zur Bearbeitung des Problems zwar sehr wichtig ist, aber in der Zusammenarbeit schwierig sein kann.

Auch hier helfen neue Technologien, wie z.B. Chatmöglichkeiten, ein eigenes Wiki sowie eigene virtuelle Arbeitsräume z.B. in Mural, um visuelle Techniken, wie Whiteboards, Storyboards, Videos, Mind Maps, Canvas gut einzusetzen. Vor allem die visuellen Eindrücke führen dazu, dass sich die Teammitglieder untereinander mehr austauschen und Informationen fließen. So verschwindet „Silodenken“ und die Kommunikation wird transparenter und offener – ein wichtiges Erfolgskriterium für den Teamgeist.

Tipp aus der Praxis: Stellen Sie als Projektleiter sicher, dass Sie alle bereits vor dem ersten Projekt-Kickoff auf ein gemeinsames Ziel hin ausrichten. Folgen Sie den gleichen Arbeitsmustern und Überlegungen zum Ablauf wie bei einer persönlichen Sitzung: Wie divergiert und konvergiert das Team? Wie schaffen Sie Momente zum Beobachten, Reflektieren und Gestalten? Wo sollte das Team innehalten und tiefergraben?

Planen Sie sorgfältig vor und verschicken Sie vorab Arbeitspakete und eine Tagesordnung. So können die Teilnehmer ihre Zeit priorisieren und den Prozess des Querdenkens in Gang zu setzen. Schaffen Sie dafür eine entspannte Arbeitsatmosphäre. Kreativität braucht zwar wenig Zeit, entsteht aber weder auf Knopfdruck noch unter Stress, sondern braucht entsprechend gestaltete Rahmenbedingungen.

Iteratives Vorgehen anstelle linearer Projektplanung

Der Design-Thinking-Prozess führt Teams in iterativen Schleifen durch sechs verschiedene Phasen (Verstehen, Beobachten, Sichtweise definieren, Ideen finden, Prototypen entwickeln, Testen). Das iterative Vorgehen ist für den größtmöglichen Projekterfolg und den damit verbundenen Lerneffekt ein wichtiger Erfolgsfaktor: die Projektmitglieder arbeiten auf fassbare und konkrete Ergebnisse hin. Diese werden regelmäßig untereinander
ausgetauscht.

Die Aufteilung in kleinere Teams stellt sicher, dass jede Perspektive berücksichtigt werden kann. Es entsteht ein starker Zusammenhalt und intrinsischer Bezug zu den Themenstellungen, der durch die hohe Akzeptanz für die entstehenden Konzepte nachhaltig wirkt. Ein Projektmanagement im Design-Thinking-Stil fordert eine stetige Rückkopplung zwischen den Entwicklern einer Lösung und seiner Zielgruppe. Deren Abläufe und Verhaltensweisen werden genau unter die Lupe genommen, Lösungen und Ideen in Form von Prototypen möglichst früh sichtbar und kommunizierbar gemacht.

Somit können Auftraggeber und potenzielle Anwender noch lange vor der Fertigstellung oder Markteinführung testen und ein frühzeitiges Feedback abgeben. Tipp aus der Praxis: Wichtige Bedingungen für gute Projekte sind eine funktionierende Feedbackkultur, unbürokratische Arbeitsabläufe, flache Hierarchien sowie die Wertschätzung
des Projektteams innerhalb der Organisation.

Leben Sie eine gemeinschaftliche Arbeits- und Denkkultur, indem Sie Zeiten für Retrospektiven und persönlichen Austausch einplanen. Durch die Begleitung eines Projekt Coaches mit hoher methodischer Kompetenz kann sich das Projektteam konstruktiv auf Inhalte fokussieren und die gesteckten Ziele erreichen.

Herausforderungen des Remote Design Thinking

Vor allem die Synthese-Phase, also der Übergang vom Verstehen des Problems zur Ideenfindung ist gefühlt noch komplexer als in der realen Welt. Auch die Intensität des Brainstormings und der Ideen-Iteration kann hier leiden und die einzelnen Projektmitglieder schnell überfordern. Deshalb ist es wichtig, als Moderator noch wachsamer und aufmerksamer zu sein.

Schaffen Sie dafür den Raum, damit alle ihre Gedanken und Ideen mitteilen können, Schweigen nicht missgedeutet und sinnvoll entschieden wird, welche Werkzeuge wann eingesetzt werden. Nonverbale Kommunikation ist in der Remote-Zusammenarbeit in eine aktive verbale Kommunikation zu transferieren. Arbeiten Sie mit Co-Moderatoren, um Gruppenprozesse adäquat zu begleiten und parallel die Technik im Griff zu haben. So erzielen Sie bestmögliche Ergebnisse und bauen die Brücken zwischen analoger und digitaler Welt.

Fazit: Etablieren Sie eine neue und lebendige Projektkultur

Design Thinking nimmt die menschliche Perspektive zum Ziel, innovative Produkte, Services oder Erlebnisse zu gestalten, die nicht nur begeistern, sondern auch realisierbar und marktfähig sind. Um die geschilderte Arbeitsweise erfolgreich umzusetzen, sind strukturelle Veränderungen in den Unternehmen erforderlich.

Gewählte Kompromisslösungen von ausgelagerten Projektarbeitsplätzen oder ganzen Innovationsabteilungen ermöglichen aus meiner Praxiserfahrung heraus nur sehr kurzlebige
Scheinerfolge. Ist eine Innovationskultur in der Organisation entsprechend aufgestellt,
entsteht die Chance einer Projektkultur, die genau die Individualität und Kontinuität fördert, um auf den neuen, digitalen Märkten zu bestehen.

Nicht zum Selbstzweck, sondern um zukünftig verändertem Nutzerverhalten gerecht zu werden und entsprechend aufgestellt zu sein. Gerade wenn Sie dazu gezwungen sind, auf virtuellem Weg und mit digitalen Tools erfolgreich und effizient miteinander zu arbeiten, werden Kompetenzen in Sachen guter Kommunikation, erfolgreichem Konfliktmanagement, ein hochwirksames Projekt-Kickoff und eine damit verbundenen offene, fehlertolerante Projektkultur zum absoluten Erfolgsmagneten.